Phòng Hành chính – Tổ chức & Quản trị

31/08/2020
446 lượt xem

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

(Ban hành kèm theo Quyết định số …/QĐ-CVA-HĐT về việc Sáp nhập Phòng Kiến thiết cơ bản vào Phòng Hành chính – Tổ chức và Quản trị Trường Đại học Chu Văn An)

1.  Chức năng:

– Tham mưu cho Hội đồng trường, Ban Giám hiệu Nhà trường về công tác quy hoạch xây dựng tổng thể, hành chính – tổ chức và quản trị;

– Thực hiện kế hoạch chiến lược, kế hoạch hàng năm của các đơn vị trong Trường; giúp Ban lãnh đạo Trường quản lý nhân sự; các hoạt động hành chính văn thư, lưu trữ, lễ tân, công tác đảm bảo an ninh, trật tự, công tác in ấn, điều phối phương tiện công tác; các hoạt động phục vụ và dịch vụ, đất đai, cơ sở vật chất, vật tư, trang thiết bị, thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.

2.  Nhiệm vụ, quyền hạn

2.1. Hành chính

2.1.1. Công tác văn thư, hành chính sự vụ

– Chủ trì, xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ của Trường;

– Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư;

Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận, lưu trữ, bảo vệ các tài liệu mật trong phạm vi quyền hạn và quy định của công tác văn thư, lưu trữ;

– Quản lý hồ sơ, tài liệu và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;

– Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành;

– Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị v.v…của trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu, Hội đồng trường;

 – Cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường theo sự ủy nhiệm của Ban Giám hiệu, Hội đồng trường; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác tại Trường;

– Phối hợp với các đơn vị trong trường theo dõi, đôn đốc thực hiện quy định làm việc và các chủ trương kế hoạch công tác của Ban Giám hiệu, Hội đồng trường;

– Lập lịch công tác tuần, công tác tháng cho BGH, HĐT và phổ biến đến các đơn vị, theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này;

– Xây dựng các báo cáo hàng tháng, quý, năm học của Trường và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cấp trên;

– Phối hợp với các đơn vị chức năng chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các đơn vị, cán bộ, giảng viên, nhân viên chấp hành quy định, nội quy của Trường;

– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các ngày lễ kỷ niệm, ngày truyền thống của Trường;

– Phối hợp với Công đoàn và các đơn vị liên quan thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi Trường.

2.1.2. Công tác lưu trữ và bảo vệ nội bộ

– Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ chung của Trường;

– Hướng dẫn cán bộ, giảng viên, nhân viên lập hồ sơ lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định hiện hành;

– Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ (TLLT), bảo quản tốt TLLT, sắp xếp kho lưu trữ ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng TLLT.

2.1.3. Công tác an ninh trật tự

– Tư vấn cho Hội đồng trường về việc ký kết hợp đồng bảo vệ giữa Nhà trường với Công ty bảo vệ chuyên nghiệp hàng năm;

– Giám sát việc thực hiện hợp đồng bảo vệ giữa công ty bảo vệ với Trường, đảm bảo an toàn về người, tài sản của Trường;

– Lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự của Nhà trường trong những ngày nghỉ lễ; tết theo quy định của các cơ quan công an chức năng;

– Quản lý hoạt động dịch vụ liên quan đến công tác bảo vệ như: hợp đồng trông giữ xe ô tô, xe máy, xe đạp.

2.1.4. Công tác in ấn.

– Chịu trách nhiệm in ấn sách giáo khoa, giáo trình và các ấn phẩm khác phục vụ cho công tác dạy, học và các hoạt động khác của Nhà trường theo đúng quy trình in ấn và xuất bản ấn phẩm;

2.1.5 Công tác lễ tân

– Tổ chức tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với Nhà trường;

– Phối hợp với bộ phận truyền thông và các đơn vị liên quan tổ chức các sự kiện, hội nghị và học tập chung của Nhà Trường;

– Chịu trách nhiệm trang trí khánh tiết trong các ngày lễ khai mạc, bế mạc, tết, hội nghị, hội thảo theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu, Hội đồng trường;

2.1.5. Điều phối phương tiện công tác

– Quản lý và điều phối đội xe của Trường theo đúng quy định;

– Phục vụ việc đưa đón cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trong Trường đi nghiên cứu, thực tập thực địa; cán bộ ngoài trường và chuyên gia nước ngoài đến công tác, hội nghị, hội thảo tại trường khi có yêu cầu và được Ban Giám hiệu, Hội đồng trường phê duyệt;

– Kiểm tra, theo dõi về mặt kỹ thuật xe thường xuyên, có định kỳ theo đúng quy định, lập kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa, bảo dưỡng xe.

2.2. Tổ chức cán bộ và thi đua khen thưởng

– Xây dựng quy hoạch phát triển cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực và đề xuất phương án sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy của Trường, của các đơn vị trực thuộc Trường phù hợp với chiến lược phát triển và kế hoạch của Trường;

– Làm đầu mối và phối hợp với các đơn vị xây dựng chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Trường. Xây dựng và theo dõi thực hiện Quy định tổ chức hoạt động của Trường và các văn bản liên quan đến công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng của Trường;

– Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng, tiếp nhận lao động, ký hợp đồng và thuyên chuyển, chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định;

– Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản quản lý quy định, hướng dẫn liên quan đến công tác tổ chức và nhân sự.

– Tham mưu bố trí, sắp xếp, sử dụng, đánh giá, điều động lao động theo đúng quy định; đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của Trường;

– Phối hợp với các đơn vị trong Trường tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ, đáp ứng chuẩn nghề nghiệp và yêu cầu phát triển năng lực của cán bộ;

– Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, từ chức và công tác đánh giá các chức danh lãnh đạo quản lý theo nhiệm kỳ; thực hiện các thủ tục xem xét thôi không đảm nhận các chức vụ lãnh đạo, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại các chức vụ lãnh đạo quản lý theo quy định;

– Thực hiện công tác đánh giá, phân loại lao động hằng năm, định kỳ và đột xuất theo quy định;

– Thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ, giảng viên, nhân trong Trường theo quy định của pháp luật;

– Thực hiện công tác nâng lương, phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác đối với người lao động trong Trường theo quy định.

– Đầu mối tổ chức thực hiện công tác thi đua – khen thưởng, kỷ luật người lao động theo quy định;

– Phối hợp với Phòng Kế hoạch – Tài chính thực hiện công tác BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ chính sách khác cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng trong Khoa theo đúng quy định của pháp luật, của Trường;

– Thực hiện công tác quản lý chấm công bằng máy quét vân tay hoặc bảng chấm công.

2. Công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, hậu cần

5. Công tác quản trị, cơ sở vật chất

a) Quản lý hệ thống cơ sở vật chất (CSVC), hệ thống phòng học, giảng đường, nhà làm việc của Trường.

b) Xây dựng quy định về quản lý, quy định liên quan đến công tác quản trị CSVC của Trường.

c) Xây dựng kế hoạch khai thác, sử dụng, sữa chữa, mua sắm trang thiết bị, CSVC, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác, giảng dạy, học tập và sinh hoạt theo đúng quy định hiện hành.

d) Định kỳ tổ chức kiểm tra, giám sát việc sử dụng máy móc, thiết bị, CSVC; có kế hoạch sửa chữa và tổ chức thanh lý những máy móc, thiết bị hư hỏng không còn khả năng sử dụng. Tổ chức kiểm kê định kỳ trang thiết bị, vật tư trong Trường.

đ) Quản lý sử dụng hệ thống điện, nước có chất lượng, kịp thời và tiết kiệm.

e) Quản lý, điều hành phương tiện giao thông vận tải, phục vụ công tác của BGH, HĐT và các cán bộ được uỷ quyền.

f) Tổ chức trang trí, khánh tiết và phục vụ các cuộc họp giao ban, sơ kết, tổng kết, tiếp khách, lễ tân và các cuộc họp nhân ngày lễ, tết trong năm.

g) Tổ chức thực hiện công tác quản trị mạng và các dữ liệu thông tin trên mạng nội bộ của Trường.

h) Quản lý theo dõi và sắp xếp đảm bảo phòng ở, ký túc xá cho giảng viên nước ngoài và sinh viên của Trường.

2.2. Quản trị

 2.2.1. Quản lý đất đai, cơ sở vật chất

– Quản lý sơ đồ mặt bằng đất đai, sơ đồ thiết kế và tình trạng về các công trình nhà giảng đường, phòng học, nhà làm việc, hệ thống điện, nước của Trường;

– Lập kế hoạch xây dựng cơ bản, làm luận chứng xin kinh phí đầu tư, theo dõi vốn được cấp, thiết kế thi công xây dựng các công trình;

– Tổ chức nghiệm thu, theo dõi quyết toán công trình;

– Giúp Hội đồng trường quản lý, tổ chức triển khai và thực hiện các dự án đầu tư để xây dựng và phát triển Nhà trường..

– Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa, chống xuống cấp cơ sở vật chất, nhà cửa, điện nước;

– Quản lý và đề xuất ý kiến sử dụng kinh phí và hợp đồng sửa chữa.

2.2.2 Quản lý, mua sắm vật tư, trang thiết bị

– Tổng hợp dự trù tài sản vật tư , trang thiết bị thông dụng của các đơn vị để dự trù ngân sách hàng năm;

– Thực hiện mua sắm, cấp phát theo đúng tiêu chuẩn, định mức vật tư, trang thiết bị đã được Hội đồng trường phê chuẩn;

– Theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng toàn bộ tài sản, vật tư thông dụng đã cấp phát cho các đơn vị hoặc các trang thiết bị tại giảng đường, các công trình công cộng. Triển khai lắp đặt vận hành máy móc khi được cung cấp, lập hồ sơ và nội quy sử dụng máy;

– Bảo dưỡng và theo dõi trang thiết bị, máy móc tại các đơn vị, phòng ban trong Trường;

– Kiểm kê tài sản, trang thiết bị, báo cáo kiểm kê tài sản hàng năm;

– Theo dõi công tác an toàn lao động chung trong toàn Trường. Chú trọng đảm bảo quy chế, nội quy sử dụng, quản lý hệ thống phòng cháy chữa cháy.

2.3.2 Đảm bảo các hoạt động phục vụ và dịch vụ

Quản lý giảng đường, ký túc xá và dịch vụ

        – Quản lý, sử dụng có hiệu quả các giảng đường, phòng họp, hội trường; quản lý và bảo quản tài sản, trang thiết bị tại các giảng đường theo đúng quy trình vận hành máy móc khi được cung cấp, lập hồ sơ và nội quy sử dụng máy;

        – Quản lý khu ký túc xá sinh viên, phòng khách. Đảm bảo việc tiếp đón, bố trí và quản lý học viên, sinh viên theo đúng quy trình. Đảm bảo giữ vệ sinh chung tại khu vực ký túc xá;

        – Đảm bảo các hoạt động dịch vụ như nhà ăn, căng tin, trông giữ xe…phục vụ đáp ứng nhu cầu của cán bộ, giảng viên, nhân viên và người học, bảo giữ vệ sinh chung tại khu vực ký túc xá;

         – Đảm bảo điện, nước và vệ sinh môi trường;

         – Đảm bảo cung cấp điện thắp sáng, nước sinh hoạt cho toàn Trường;

        – Phục vụ nước uống, vệ sinh các phòng Ban Giám hiệu, phục vụ nước uống cho giảng viên khi lên lớp.

        – Đảm bảo vệ sinh giảng đường, khu vực công cộng, nơi làm việc. Đảm bảo vệ sinh môi trường trường học hoặc giám sát việc thực hiện vệ sinh với Công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh đã ký hợp đồng với Trường./.

Thông tin liên hệ:

Hà Thị Thanh Hà

Tel:

Mail:

Thẻ :
Bài viết liên quan :